Cách Lập Định Mức Chi Phí Đóng Gói Cho Xưởng

Vì sao nên tính theo kiện thay vì theo cân

Phần lớn xưởng theo dõi chi phí đóng gói bằng tổng tiền mua vật tư mỗi tháng. Con số này cho biết đã chi bao nhiêu, nhưng không cho biết chi như vậy là hợp lý hay lãng phí.

Chuyển sang tính chi phí trên mỗi kiện hàng giải quyết được ba việc: so sánh chính xác giữa các nhà cung cấp, phát hiện hao hụt bất thường, và tính đúng giá thành sản phẩm.

Bước 1: Liệt kê vật tư dùng cho một kiện

Với một kiện hàng tiêu chuẩn, liệt kê hết những gì tiêu hao:

• Dây đai (số mét)
• Bọ kẹp hoặc khóa đai (số cái) – nếu dùng
• Ke góc (số cái) – nếu dùng
• Màng PE (số mét hoặc số vòng quấn)
• Mút xốp, xốp hơi (diện tích hoặc số mét)
• Thùng carton, tấm lót

Đừng bỏ qua các món nhỏ như ke góc hay khóa đai – đơn giá nhỏ nhưng nhân với sản lượng sẽ thành con số đáng kể.

Bước 2: Tính lượng dây đai chính xác

Đây là phần quan trọng nhất vì dây đai thường chiếm tỷ trọng lớn nhất.

Công thức: (chu vi kiện × số vòng) + hao hụt mối nối

Hao hụt mối nối thường 20cm với máy hàn, 25–30cm với buộc tay (vì phải chừa đầu dây).

Ví dụ: kiện 1,2m × 0,8m, quấn ngang chu vi 4m, đóng 2 vòng ngang. Tổng 8m cộng hao hụt 2 mối là 0,4m, thành 8,4m mỗi kiện.

Bước 3: Tính giá mỗi mét dây

Đây là bước nhiều xưởng bỏ qua, dẫn tới so sánh báo giá sai.

Công thức: giá cuộn ÷ chiều dài cuộn (mét)

Chú ý phải hỏi chiều dài theo mét, không phải trọng lượng. Hai cuộn cùng 10kg nhưng khác độ dày sẽ chênh nhau đáng kể về số mét.

Ví dụ: cuộn PP 10kg khổ 12mm dày 0.8mm, dài khoảng 2.000m, giá 220.000đ. Giá mỗi mét là 110đ.

Bước 4: Ra chi phí dây đai mỗi kiện

Nhân kết quả bước 2 với bước 3.

Theo ví dụ trên: 8,4m × 110đ = 924đ mỗi kiện.

Đây là con số dùng để so sánh. Khi có nhà cung cấp khác chào giá, tính lại theo cùng cách – nếu ra thấp hơn thật thì mới là rẻ hơn thật.

Bước 5: Cộng các vật tư còn lại

Làm tương tự cho từng món:

• Ke góc: 4 cái × đơn giá
• Bọ kẹp: số bọ × đơn giá (thường 1 bọ mỗi vòng đai)
• Màng PE: ước tính số pallet trên mỗi cuộn, lấy giá cuộn chia cho số pallet
• Mút xốp, xốp hơi: ước tính số kiện trên mỗi cuộn

Cộng tất cả ra tổng chi phí vật tư đóng gói mỗi kiện – con số cần theo dõi hàng tháng.

Bước 6: Lập bảng định mức

Nếu xưởng có nhiều loại hàng, lập bảng theo từng nhóm thay vì một con số chung. Ví dụ:

• Nhóm A – thùng carton nhẹ: dây PP 12mm, 2 vòng, không ke góc
• Nhóm B – kiện gỗ: dây PET 16mm, 2 vòng ngang + 2 dọc, 4 ke góc
• Nhóm C – pallet hàng nặng: màng PE + 2 vòng đai PET, 4 ke góc

Mỗi nhóm có định mức riêng. Dán bảng này tại khu đóng gói để người mới vào ca làm đúng ngay mà không cần hỏi.

Bước 7: Theo dõi và phát hiện bất thường

Có định mức rồi, mỗi tháng so sánh lượng vật tư thực tế dùng với lượng theo định mức nhân số kiện đã đóng.

Nếu thực tế cao hơn định mức đáng kể, nguyên nhân thường là:

• Quấn dư lớp màng PE (rất phổ biến, khó nhìn ra bằng mắt)
• Dây bị đứt giữa chừng nhiều lần, phải làm lại
• Cắt dây thừa quá nhiều ở mối nối
• Vật tư hỏng trong kho phải bỏ
• Thất thoát

Nếu thực tế thấp hơn định mức, cũng cần kiểm tra – có thể nhà cung cấp giao dây mỏng hơn cam kết, hoặc công nhân bớt vòng đai. Cả hai đều dẫn tới rủi ro bung kiện.

Chi phí ẩn cần cộng vào

Ngoài vật tư, để có bức tranh đầy đủ nên cộng thêm:

• Nhân công đóng gói: thời gian mỗi kiện × chi phí giờ công
• Khấu hao máy móc nếu có đầu tư máy
• Chi phí hàng hỏng: tỉ lệ hư hại × giá trị trung bình mỗi kiện

Khoản cuối rất quan trọng khi cân nhắc nâng cấp vật tư. Nếu chi thêm 5.000đ vật tư mà giảm được 15.000đ chi phí hàng hỏng thì rõ ràng nên làm.

Ví dụ tổng hợp

Kiện gỗ tiêu chuẩn:

• Đai PET: 16m × 550đ/m = 8.800đ
• Ke góc: 4 cái × 1.500đ = 6.000đ
• Màng PE: 3.000đ
• Mút lót: 2.000đ
• Tổng vật tư: 19.800đ mỗi kiện

Con số này giờ có thể đưa vào giá thành, dùng để thương lượng với nhà cung cấp, và theo dõi hàng tháng.

Bắt đầu từ đâu nếu chưa có gì

Không cần làm hết ngay. Bắt đầu với loại hàng đóng nhiều nhất, tính định mức cho riêng nó trong một tuần. Có kinh nghiệm rồi mở rộng sang các nhóm khác.

Chỉ cần một bảng tính đơn giản, không cần phần mềm gì đặc biệt.

Dùng định mức để thương lượng với nhà cung cấp

Khi đã có con số chi phí mỗi kiện, vị thế thương lượng thay đổi hẳn. Thay vì hỏi chung chung “giá có giảm được không”, anh chị có thể nói cụ thể: hiện chi phí đai là bao nhiêu đồng mỗi kiện, mỗi tháng đóng bao nhiêu kiện, và cần mức nào để đạt mục tiêu giá thành.

Nhà cung cấp cũng dễ đề xuất phương án hơn – ví dụ chuyển sang khổ bản khác hoặc độ dày khác để đạt mức chi phí mong muốn mà vẫn đủ an toàn, thay vì chỉ giảm giá đơn thuần.

Ngoài ra, có định mức còn giúp phát hiện khi nhà cung cấp giao dây mỏng hơn cam kết: lượng dây tiêu thụ trên mỗi kiện sẽ giảm bất thường trong khi tỉ lệ bung đai tăng.

Câu hỏi thường gặp

Xưởng nhỏ có cần lập định mức không?
Có, và thậm chí dễ làm hơn vì ít loại hàng. Chỉ cần một bảng tính cho 1–2 nhóm hàng chính là đủ.

Bao lâu nên cập nhật định mức?
Khi giá vật tư thay đổi, khi đổi quy cách, hoặc khi đổi loại hàng. Ngoài ra nên rà lại mỗi 6 tháng.

Hao hụt bao nhiêu là bình thường?
Tùy quy trình, nhưng nếu thực tế vượt định mức trên 10% thì nên tìm nguyên nhân. Dưới 5% thường là hao hụt tự nhiên chấp nhận được.

Có nên tính cả thùng carton vào không?
Nên, vì đó cũng là chi phí đóng gói. Nhưng nên tách thành hai dòng riêng – bao bì và vật tư cố định – để dễ theo dõi khoản nào biến động.

Làm sao đo thời gian đóng gói chính xác?
Bấm giờ thật trên 10 kiện liên tiếp rồi lấy trung bình, làm vào thời điểm bình thường chứ không phải lúc công nhân biết đang bị đo. Ước lượng bằng cảm giác thường sai khá xa.

Hỗ trợ tính định mức

Dây Đai Đỉnh Phong 68 luôn cung cấp đầy đủ thông tin khổ bản, độ dày và chiều dài ước tính của cuộn để khách hàng tự tính được chi phí mỗi kiện. Nếu anh chị cần, chúng tôi có thể hỗ trợ tính thử cho một loại kiện hàng cụ thể.

Liên hệ 0914.901.608 hoặc email quyetdinh247@gmail.com.

Sản phẩm liên quan

• Dụng Cụ Tăng Đai – Bộ Kìm Tăng Dây Đai TP-01
• Bộ Dụng Cụ Hàn Nhiệt Dây Đai Nhựa Cao Cấp
• Dụng Cụ Siết Đai Nhựa – Kìm Bấm Dây Đai Cầm Tay